【如何運用BPM規劃差旅管理】

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在現代各行各樣中,出差的重要性日益漸增,而隨著全球市場的高速發展,差旅管理也變得十分重要。但差旅管理中包含著許多財務批閱、審核等細節,而繁重的流程也使得作業成本高昂。那麼,該如何善用流程系統來解決這項困擾是今天所要探討的。

企業差旅費用審核流程

首先,我們先簡單了解差旅費用的審核流程是如何運作的。

  1. 部門批閱:由出差人員隸屬部門之上司或者審核人員進行報銷批閱,附上證明並確認無誤後即可。
  2. 財務部門初審:審核該報銷單之金額是否符合規定且附上證明之合法性,確認無誤即可。
  3. 企業主管審核:財務部將初審完畢的資料交由主管層級批准。
  4. 登記:將審核完畢的資料交給出納組做最後的審核程序,並支付當事人款項。

 

事情沒有這麼簡單

上述的流程僅列出了主要工作範疇,但每次出差地點的交通、住宿等資訊也都是必須考慮的細節,而光是協調負責部門以及出差人員的意見,又是另一回事了。

而會出現問題的主要原因可能是因為流程執行人員以及實際出差人員的資訊不對稱,或者沒有適當的管道可以讓雙方了解彼此作業需求,才導致整體作業流程不盡人意。

 

建立企業專屬的自動化差旅流程

企業差旅流程管理中,除了制式的架構之外,需要有足夠的彈性以因應出差人員的需求,因此,可自行更動以及設計的流程是企業首需的。

此外,資料庫的管理也同樣重要,對於經常出差的人員,將其護照號碼、出差地、偏好等資訊妥善保存,也可以大大降低雙方在溝通上的歧異。

 

企業需要的不僅僅是簡單的Web表單。您需要一個完全自動化的流程。但是,IT團隊建立的表單往往制式難以修改,OmniBPM就提供了一個讓企業可以用拖拉的方式自己DIY完成自己需要的細節欄位,也可以利用我們的模板自行定義需要的流程。

 

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Yllan 7 months, 3 weeks ago

Amazing!

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