【OmniBPM - 看板（Kanban）與精實思維】

Posted by: wckao 7 years, 7 months ago

OmniBPM的看板功能可以做為專案管理的一個有力的工具。使用者可以選擇以「流程」或是「標籤」做為篩選所有未完成文件的條件，並且將所有篩選出的文件依照「任務節點」或是「當前負責人」製做看板，也就是說流程目前執行的狀況將可以一目了然。我們也可以給予每個專案一個專門的「標籤」，用「標籤」做為篩選以後將可以馬上列出所有待處理事項的進度。並且可以直接點選文件進入該文件，是中階主管和管理者最方便的工具！

你的工作夠「精實」嗎？

英才是跨部門專案小組的負責人，除了每天例行的工作量之外，還必須挪出時間追蹤各部門執行狀況、開會、寫報告…老闆也不時盯他進度，甚至要他隨時回報。每當夜深人靜，全辦公室只剩英才一人伏案趕工時，他心中總會默默浮出一個念頭：要是有什麼方法可以省點時間就好了…

你也有和英才同樣的困擾，總覺得跨部門溝通很耗時，資訊常delay，卻又苦無對策嗎？

TPS的啟示

提到精實思維(lean thinking)就不得不提到豐田生產系統(Toyota Production System, TPS)兩大最著名的及時管理(Just-in-time, JIT)及看板管理(Kanban)系統。二戰後的日本經濟蕭條，百廢待興，使得當時原本想仿傚美國福特汽車大量生產模式的豐田喜一郎(豐田汽車創辦人)，只能另謀出路，轉而思考符合日本國情及文化的生產方式。1953年，豐田副總裁大野耐一提出JIT及時管理系統，能夠有效減少生產成本及庫存，比傳統大批量產的生產方式，更適合市場規模較小或需求多樣化的市場，進而提高產品競爭力。

JIT及時管理顧名思義就是「必要的東西在必要的時間只生產必要的數量」，也是一個接單生產的概念，而看板則是實施JIT管理系統時不可或缺的工具。在豐田式生產管理中，看板是指長方形塑膠套內的一個紙板，記載著領取、搬運及生產指示的相關資訊。「沒有看板不能生產，也不能運送」，也就是以看板來決定產量。時至今日，「看板」這個詞被借用到軟體開發，指的是將不同的工作階段及流程集中在同一張圖內呈現，使其一目了然。

看板小兵立大功

回過頭來說說看板。看板具有四大優勢，使它在凡事講求速度的工作環境中不可或缺：工作圖像化、縮短待辦時間、專注並改善工作流程、持續進步。人腦處理圖像訊息的速度比文字快六萬倍，這也就是為什麼善用看板可以大幅提升工作效率。只消將所有工作流程圖像化，所有待處理、處理中、已處理的訊息自動分類，不僅能縮短待辦時間，便於追蹤管理，更能及時發現問題並加以解決。同時，因著所有工作流程皆一目了然，哪裡「卡卡的」也是一眼便知，更容易對症下藥，使流程最佳化。最後，由於團隊已習於使用看板管理工作流程，甚至是衡量工作績效的工具，當然也更能持續改善與進步，達到真正「精實」的地步。

因此，想把工作「精實」化，從看板下手不失為一個好的開始。目前有些專精於工作流程管理的軟體，如KanbanFlow(全英文)或OmniBPM(有中文)，皆附有看板功能，將各樣瑣碎的事務集中控管，化零為整，並即時更新進度，減少各別追蹤所耗費的時間與精神，無論人在辦公室或外出，隨時都能掌握各任務執行的程度，實在很「精實」啊！

參考資料：