【OmniBPM - 待辦事項和文件管理功能】

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OmniBPM具有完整的待辦事項篩選功能,配合標籤以及文件「可讀權限」的設定,可以做為Project及Document Management工具。

關於流程「可讀」權限

Project Management以及Document Management的主管,需要針對相關的流程須要給予「可讀權限」。給予「可讀權限」後,文件就算未曾經過該管理者的簽核,也能直接從「待辦清單」中列出。否則只能列出該使用者簽核過的文件。

依Project管理流程及文件

需要能夠迅速的列出指定project相關的文件時,需要將相關project的所有文件標上「公開標籤」。此時公開標籤可以命名為該project相關的代號。主管需要列出該project相關的文件時,可以新增標籤分頁,選取該公開標籤,並且選取「全部」的待辦清單篩選項目。這樣就可以列出該「公開標籤」下所有的文件。

依Document種類管理流程及文件

當管理者需要依特定的流程來追踪進度時,可以新增標籤分頁並且選取該「流程名稱」,並選取「全部」的待辦清單篩選項目。這樣可以列出所有該流程下的所有文件。

 

  • 代辦事項

待辦列表是 OmniBPM 在使用上另一個重要的核心。只要滿足下列 四者之一 的文件,都能在待辦事項介面中以列表的方式呈現。在這四個條件之外的文件,將無法出現在待辦列表中。 這麼做保護了文件只被與流程相關,或擁有文件權限的人員存取, 另一方面,也能確保與自己無關的文件不會在列表出現,增加處理效率。

文件出現在代辦列表四條件:

  1. 文件為自己創建
  2. 文件被自己簽名過
  3. 自己有讀取這份文件的權限
  4. 文件的流程正需要自已處理

 

  • 標籤

標籤分成「個人標籤」與「公開標籤」兩種。個人標籤只有在個人帳號中可見,而公開標籤則是所有人都能看到、搜尋到。我們可以為文件加上一個或多個標籤,增加分類管理的彈性。

  1. 標籤管理:點選上方選單「管理」→「管理標籤」,進入管理標籤頁面,選擇要「公開標籤」或「個人標籤」的分頁。
  2. 標籤權限:新創建的標籤分類需要設定權限才能開放使用者在其中新增標籤,點選「修改權限」。在出現的使用者選單中,選取欲授權的使用者,並視情況勾選右邊「新增」、「刪除」、「重新命名」選項,點選「完成」。

  • 封存

當一個文件沒有辦法被馬上處理下傳,使用者可以利用封存功能將該文件暫時移出預設的待辦事項清單。 待指定的時間以後,該文件會自動再回到待辦事項中。這樣可以幫助使用者管理馬上可以處理以及需要時間處理的文件。

  1. 封存文件:只要是狀態為「處理中」的文件(無論當前或已簽),進入流程表單介面都可看到「封存區塊」設於文件內容最上及最下方。被封存的文件,在封存期限到臨之前,將不會出現在「處理中」的待辦列表上。 封存的文件仍保存於系統,並不會導致文件被取消或刪除,待封存期限一過,又會重新出現在待辦列表中。 適當的利用封存選項,可以凸顯優先緊急的文件,亦可使待處理的文件更加適時的出現,優化個人處理排程。
  2. 封存期限:封存的期限選項分別為「 1 天」、「 3 天」、「 1 週」,以及「自定」。「封存 1 天」表示文件在 24 小時之後 才會再度出現在待辦列表中,依此類推。在選擇「自定」時,必須在後方空格自行填入預計封存的天數。



👉如果有興趣的話請不吝與我們聯繫

信箱:sales@omnibpm.com

電話號碼:+886 2 2521 7375

公司官網:www.omnibpm.com

blog:https://blog.omnibpm.com/

試用:https://omnibpm.com/static/frontpage/demo.html

youtube:https://goo.gl/wck62z

 

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omavihizcc 3 months, 1 week ago

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