OmniBPM具有完整的待辦事項篩選功能,配合標籤以及文件「可讀權限」的設定,可以做為Project及Document Management工具。
關於流程「可讀」權限
Project Management以及Document Management的主管,需要針對相關的流程須要給予「可讀權限」。給予「可讀權限」後,文件就算未曾經過該管理者的簽核,也能直接從「待辦清單」中列出。否則只能列出該使用者簽核過的文件。
依Project管理流程及文件
需要能夠迅速的列出指定project相關的文件時,需要將相關project的所有文件標上「公開標籤」。此時公開標籤可以命名為該project相關的代號。主管需要列出該project相關的文件時,可以新增標籤分頁,選取該公開標籤,並且選取「全部」的待辦清單篩選項目。這樣就可以列出該「公開標籤」下所有的文件。
依Document種類管理流程及文件
當管理者需要依特定的流程來追踪進度時,可以新增標籤分頁並且選取該「流程名稱」,並選取「全部」的待辦清單篩選項目。這樣可以列出所有該流程下的所有文件。
待辦列表是 OmniBPM 在使用上另一個重要的核心。只要滿足下列 四者之一 的文件,都能在待辦事項介面中以列表的方式呈現。在這四個條件之外的文件,將無法出現在待辦列表中。 這麼做保護了文件只被與流程相關,或擁有文件權限的人員存取, 另一方面,也能確保與自己無關的文件不會在列表出現,增加處理效率。
文件出現在代辦列表四條件:
標籤分成「個人標籤」與「公開標籤」兩種。個人標籤只有在個人帳號中可見,而公開標籤則是所有人都能看到、搜尋到。我們可以為文件加上一個或多個標籤,增加分類管理的彈性。
當一個文件沒有辦法被馬上處理下傳,使用者可以利用封存功能將該文件暫時移出預設的待辦事項清單。 待指定的時間以後,該文件會自動再回到待辦事項中。這樣可以幫助使用者管理馬上可以處理以及需要時間處理的文件。
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